При серьезной загруженности работнику трудно удержать в голове все дела разом, выделить из них главные и те, которые могут подождать. Выходом может стать осмысленное управление своим временем и рабочим процессом...

Универсальной системы тайм-менеджмента, которая подошла бы всем и каждому, конечно, нет. Она формируется, меняется и совершенствуется каждым человеком по-своему в зависимости от объема работы, списка ежедневных задач.

Кому-то идея жесткого планирования кажется неподходящей, кто-то, наоборот, привык все делать по плану. Если вы все-таки решились побороться за свободные минуты в своем плотном графике, вам помогут несколько золотых правил управления временем.

Правило первое (главное): ясно видеть цель. Не правда ли, тривиальная мысль? Но это только на первый взгляд. Многие люди концентрируются на выполнении бесконечно прибавляющихся текущих задач, но забывают о том, для чего это нужно в конечном итоге.

Любые мелкие рутинные дела служат для достижения более глобальной цели (например, переговоры, протоколы разногласий, проекты договора и т. д. направлены на достижение в конечном итоге взаимовыгодного соглашения между сторонами).

Первое, что нужно сделать, – это определиться с количеством целей, которые вы предполагаете достичь, а затем расположить их в зависимости от важности и срочности. Правильно поставленная цель может вдохновить и придать силы.

Особенно когда она достигнута, ведь всегда приятно осознавать, что с одной из задач вы наконец-то успешно справились.

Все задачи, которые валятся на работника от руководства, бухгалтерии, финансовой службы в дополнение к обычной рутинной работе, выполнять бессистемно, по мере обращения – неэффективно и крайне утомительно.

В итоге может получиться, что вы сделаете за день много дел и порядком устанете, но ни одно из них не будет закончено и на завтра работы не убавится.

Успешных людей объединяет то, что у них всегда есть четкое понимание своих целей. Поэтому после того, как вы наметили цели и определили какие из них важнее всего в данный момент, можно переходить к составлению плана.

Правило второе: иметь план действий на каждый день. Планирование – это необходимая часть работы, к которой многие люди относятся если не негативно, то во всяком случае без симпатии. Возможно, причина в нашем менталитете.

Но, скорее всего, в том, что на составление плана нужно потратить время, которого обычно катастрофически не хватает. Поэтому первое, что реально поможет, – это осознание того, что хорошо составленный план помогает работе и делает ее проще, а потраченное на его составление время возвращается с лихвой.


Секрет больших денег или стратегия "Ключ к прибыли"
Хочу поделиться собственным опытом: расскажу о своём способе заработка больших денег.. ещё

С планом процесс становится осознанным. Вы понимаете, от чего можете отказаться, куда можно перенести ту или иную задачу. И второе – составление плана вносит ясность в кучу-малу дел и на поверку может выясниться, что если хаос разложить по полочкам, все окажется не так уж страшно.

Без плана вы не управляете ситуацией: у вас нет четкого представления о том, что является действительно важным, что необходимо сделать и к какому сроку.

Удобнее всего иметь два плана. Долгосрочный план с главными задачами — эти задачи не могут быть выполнены за один-два дня. Их достижение может растянуться на многие месяцы.

Поэтому-то и нужен еженедельный план, который можно корректировать, уточнять, добавлять и удалять задачи в пятницу вечером.

Утро рабочего дня можно начинать именно с этого плана – быстро посмотреть, что и во сколько вы должны сделать сегодня, какие цели долгосрочного плана это поможет достичь. А перед уходом с работы можно подвести итоги и подготовить (или скорректировать) список задач на завтра.

Правило третье: определиться с приоритетами. Правильный выбор приоритетов – это залог успеха в нелегком деле управления временем. В тот момент, когда вы научитесь отличать главное от второстепенного и, более того, строить свою работу в соответствии с этим, – жизнь станет намного проще и свободнее.

Приоритеты бывают высокие, средние и низкие. Высокий приоритет – это дела, которые реально нельзя отложить на завтра.

Средний приоритет предполагает, что срок для выполнения задачи близок, но сегодняшний день – не последний. Проще говоря, нужно поторопиться, но еще не горит.

Низкий приоритет – это задача, которую можно выполнить в любое время в течение продолжительного отрезка, и если вы отложите ее на завтра – ничего страшного не произойдет. С такими делами больше всего проблем: от них хочется побыстрее избавиться, чтобы они не отвлекали от главного.

Как правильно управлять временем?

Как правильно управлять временем?

Вот тут и кроется основная ошибка: на самом деле они отнимают драгоценное время и силы от выполнения задач с высоким и средним приоритетом. В результате, сделав всю мелочевку, вы задерживаетесь на работе или приходите раньше и делаете то, что нельзя отложить.

Правило четвертое: отдыхать, несмотря ни на что. Это самый болезненный вопрос, который вызывает закономерную реакцию: когда мне отдыхать, а работать кто будет?

Максимум, на что вы в лучшем случае отвлекаетесь в течение дня, это обед, разговор с коллегой, перекур, чашечка кофе. У такого отдыха есть один большой минус – он неритмичен. А человек – существо биологическое, привыкшее к определенным ритмам.

Поэтому лучше использовать небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени. Как правило, оптимальный режим – примерно пять минут отдыха через каждый час или десять минут через полтора часа.

Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы аврал ни царил в офисе – выделите пять минут в час на отдых, иначе вы быстро «сдуетесь»...

-----
Понравилась статья? Пожалуйста, поделитесь с друзьями. Спасибо :)